Wie der richtige Kommunikations- und Datenmanagementprozess die Transportabwicklung verbessert und das Risiko reduziert.
Im internationalen Transportmanagement führen unnötige Änderungen und mangelnde Kommunikation zu Fehlern und Verzögerungen in der Transportabwicklung.
Mehrere Anspruchsgruppen, Dutzende von Anrufen, unterschiedlichste Dokumente, viele Arbeitsschritte und verschiedene Transportmanagementsysteme (TMS) erschweren den internationalen Versand noch mehr.
Unabhängig davon, welche Probleme auftreten, Versender und Endverbraucher erwarten einen reibungslosen Ablauf des Transports. Die Komplexität der globalen Logistik und die Volatilität des Welthandels fordern mehr und mehr den Einsatz eines erfahrenen und digitalen Spediteurs. Denn nur der richtige Versandpartner kann sicherstellen, dass die bestellten Produkte pünktlich und vollständig ankommen. Dieser Erfolg hängt jedoch von einer effektiven Kommunikation zwischen allen Parteien zu jeder Zeit ab.
Das Problem: Ineffiziente Kommunikation innerhalb des Speditionsprozesses führt zu Rollovern und Verzögerungen
Die Komplexität der Speditionsbranche lässt sich am besten an einem Beispiel erklären.
Angenommen, eine Produktlieferung wird bei dem Lieferanten mit Sitz in China bestellt. Die Produkte müssen bis spätestens zum 30. Juli eintreffen, damit die Distribution für den Sommerschlussverkauf möglich ist. In Absprache mit dem Lieferanten sollte die Fracht am 28. Mai fertig sein.
Der Spediteur bestätigt die geplante Abholung (Cargo Ready Date (CRD)) am 29. Mai und veranlasst die Containereinbuchung für den 7. Juni. Doch plötzlich taucht ein Problem auf. Am 30. Mai teilt der Lieferant mit, dass die Bestellung erst am 3. Juni fertig sein wird. Dies mag zwar nicht wie eine signifikante Veränderung erscheinen, ist aber bereits eine sechstägige Verzögerung.
Ihr Unternehmen wendet sich an den Spediteur, um die Fracht umzubuchen. Ein zweiter Anruf bei einem lokalen Agenten in China erfolgt, um die Änderungen abzuschließen. In diesem Zwischenschritt tritt ein Fehler – die falsche Eingabe des Sendungsgewichts – auf. Der Fehler wird aufgrund einer angenommenen vollständigen Transportplanung übersehen, und der Container wird im Hafen gerollt. Dadurch kann das Produkt nicht vor dem 15. August eintreffen.
Obwohl das ursprüngliche Problem eine verspätete Lieferung des Suppliers war, entstand das größere Problem während der Kommunikation zwischen den Beteiligten.
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Die Ursache: Die permanente stille Post zwischen Ihrem Unternehmen, Spediteuren und lokalen Agenten führt zu Fehlern
Wie das Beispiel zeigt, ist der internationale Transport doch häufiger komplexer als gedacht. Aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen, gesprochenen Sprachen und Transportabläufe müssen sich die Spediteure- und Agenten im Herkunftsland absprechen, Informationen und Dokumente austauschen und wieder an den Kunden zurückspiegeln. Meist geschieht das unter enormen Zeitdruck.
Diese Hin- und Her-Kommunikation, oft übers Telefon und zu ungünstigen Zeiten, kann leicht zu ungenauen Dateneingaben und fehlerhaften Dokumenten führen. Bei der Eingabe von Daten in verschiedene Systeme und der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten per E-Mail oder Fax können falsche oder fehlende Informationen zu späteren Problemen bei der Planung, dem Transport und der Lieferung führen.
Die Lösung: Eine in das TMS integrierte und zentrale Transportverwaltung ist für einen zuverlässigen und präzisen globalen Transport unerlässlich
Sollte ein Spediteur ein internes Transportmanagementsystem (TMS) nutzen, um seine operativen Prozesse zu verbessern, ist es für Sie nur wertvoll, wenn wirklich alle Transaktionen darüber gehändelt werden und alle anderen Anspruchsgruppen ebenfalls damit verbunden sind. Um jegliche Fehler zu vermeiden, ist eine Single-Source-of-Truth essenziell.
So ermöglicht beispielsweise FreightHubs Lösung FreightGate Agenten und anderen beteiligten Unternehmen innerhalb der Lieferkette, Transportdokumente hochzuladen und Informationen einzugeben. Da die Informationen innerhalb der integrierten Plattform gespeichert werden, schafft sie Transparenz und minimiert das Risiko von menschlichen Fehlern. Sollten dennoch Fehler in der physischen Übertragung auftreten, füllt das System seine Datensätze automatisch mit Informationen aus, um sicherzustellen, dass alle beteiligten Personen in Echtzeit Zugriff auf die gleichen Daten, Dokumente und Informationen haben.
Zusätzlich profitieren Agenten deutlich von mehr Transparenz und einem dezidierten, zentralen System, wenn sie ihre ERP-System mit einer solchen Plattform integrieren. Parallel wertet Business Intelligence (BI) Prozesse innerhalb der Plattform im Hintergrund Sendungen in einem kritischen Zustand aus und schlagen Alarm , wenn diese beispielsweise gegen die “Shipment-Health”-Regelungen verstoßen. “Shipment Health” ist ein eigens von FreightHub konzipierte Kontrollanwendung, die um mögliche Probleme für einen einzelnen Transport in Echtzeit zu identifizieren und konkrete Handlungsanweisungen für die Problemlösung zu er- und übermitteln. Automatische Erinnerungs-E-Mails stellen hier sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, wann sich der Status einer Sendung ändert oder Aufmerksamkeit erfordert.
Der Vorteil: Eine bessere Kommunikation bietet zusätzliche Vorteile
Die Integration und automatisierten Kommunikationsprozesse mit dem Einsatz von FreightGate tragen zu mehr Transparenz bei, weil Sie alle Informationen und Daten nur noch zentral an einem Ort haben, der für alle zugänglich ist. Je mehr zentralisierte Informationen vorhanden sind, desto eher lässt sich das Risiko von unzugeordneten Fehlern vermeiden. Die frühzeitige Erkennung von Abweichungen im Transportplan, auch “Exceptions” genannt, ermöglicht es Agenten und Spediteuren, die Sendungsdaten anzupassen und sicherzustellen, dass die Fracht pünktlich und vollständig ankommt.
Da das System innerhalb des TMS mit Exception-Management-Tools verbunden ist, können Agenten Rollover und nicht freigegebene Plätze melden. Mit anderen Worten,: Die Abweichungen werden frühzeitig erkannt und die Kosten oder Verzögerungen, die damit verbunden sind, vermieden. Im oben genannten Beispiels könnte mit der einfachen Behandlung des Problems eine Vielzahl von Anrufen und unzählige Arbeitsstunden gespart werden.
Basierend auf verschiedenen Fallstudien, die FreightHub durchgeführt hat, ist es möglich mit dem digitalen Speditionssystem von FreightHub eine 30-prozentige Zeitersparnis zwischen dem Cargo Ready Date (CRD) und der geschätzten Abfahrtszeit (ETD) zu erzielen. Dadurch können Lieferzeiten verkürzt, der Bestand optimiert und Lieferungen genauer prognostizieren werden.
Zusätzlich, können Lieferverzögerungen um bis zu 50 Prozent durch die Nutzung eines TMS reduziert werden, wenn es gemeinsam mit Exception-Management-Tools genutzt wird. Das erhöht auch die Attraktivität des Frachtverkehrs für Spediteure und eröffnet deren Kunden die Möglichkeit, die eigentliche Leistung des Spediteurs eindeutiger bewerten zu können. Diese so genannten “Shipper-of-Choice”-Bewertungssysteme beziehen sich auf unveröffentlichte Rabatte, die ein Spediteur für die Fracht anwenden kann, und die so einfacher zu verwalten und handzuhaben sind. Mit anderen Worten: Der Spediteur kann schneller verladen und minimiert so das Risiko von Transportverzögerungen. Da der Spediteur weniger Geld für attraktive Frachten ausgibt, kann er diese Ersparnisse in Form von Rabatten auf den Kunden umlegen.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Optimiertes Kommunikationsmanagement und integrierte Plattformen ermöglichen es Versendern, Spediteuren, lokalen Agenten und Carriern, mehr Informationen und tiefere Einblicke in das internationale Transportmanagement zu erhalten. Da sich die Kommunikation innerhalb der Plattform befindet und auf automatisierte Benachrichtigungen baut, wird nichts übersehen. Wenn Probleme auftreten, können diese proaktiv behoben werden, bevor sie zu schweren Störungen führen. So erweist sich der intelligente Einsatz von modernster Technologie als sehr nützlich, um globale Transporte effizient und störungsfrei abzuwickeln
Über FreightHub
FreightHub ist Europas erste digitale Spedition und der Co-Pilot für Ihre globalen Transporte: Mit unserer intuitiven Speditionsplattform können Sie Ihre globalen Transporte in einer Single-Source-of-Truth abwickeln. Sie profitieren von zuverlässigen Prozessen, transparenten Daten und einer effizienten Lieferkette. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Ihren Lieferanten und Ihrem Team.
Wir unterscheiden uns von anderen Spediteuren, indem wir Lieferketten technologisch neu definieren. Deshalb haben wir es uns zu unserem Ziel gemacht, dass Ihr Erfolg auch unser Erfolg ist. Lassen Sie sich von einem unserer Logistikexperten kostenlos und unverbindlich beraten. Klicken Sie dazu einfach auf den folgenden Link.
