Zollabfertigung als unbekannte Variable in der Lieferkette

Kennen Sie diese Situation?

Sie warten dringend auf Ihre importierten Waren. Puffer, die in der Lieferkette eingeplant waren, sind bereits aufgebraucht – etwa durch schlechtes Wetter oder Änderungen im Schiffsfahrplan. Der Vertrieb oder die eigene Produktion warten und verlangen tägliche Updates – ein großer Kommunikationsaufwand für Ihr Team. Nach der Ankunft der Waren sollte nichts mehr der rechtzeitigen Lieferung im Wege stehen, wenn die aktuellen Track-&-Trace-Daten korrekt sind. Doch eine Zollprüfung während des Imports verzögert die Lieferung oft um weitere zwei bis fünf Tage. Wie lange die Prüfung tatsächlich dauert, bleibt dabei eine „Blackbox“.

Die Umplanung von Nachlauf und Lieferung führt zu zusätzlicher Arbeit für Ihr Logistikteam. Im schlimmsten Fall werden Sie von Ihrem Transportdienstleister erst zwei bis drei Tage nach der Zollbenachrichtigung über die Verzögerungen informiert.

Pufferlösungen erzeugen versteckte Kosten

Viele Importeure begegnen diesem Problem, indem sie zusätzliche Pufferzeiten in ihre Lieferkette einplanen. Dies führt zu zusätzlichen Kapitalbindungskosten, die je nach Warenwert und Pufferdauer zwischen 50 und 100 Euro pro Container liegen können. Diese Kosten werden jedoch oft nicht in die Optimierung der Transportkosten einbezogen, wodurch Einsparpotenziale ungenutzt bleiben.

Drei innovative Lösungen

Die gute Nachricht: Es gibt innovative Ansätze, um die negativen Auswirkungen verspäteter Zollabfertigungen zu verringern. Auch wenn sie den Zollprozess selbst nicht beschleunigen können, helfen sie Importeuren, die Robustheit und Agilität ihrer Lieferkette zu erhöhen und unnötige Kosten und Verzögerungen zu minimieren. Basierend auf unseren Erfahrungen empfehlen wir drei konkrete Anwendungen für eine stressfreie und kostenoptimierte Zollabfertigung:

  • Bereit sein: Sicherstellen exzellenter digitaler Prozesse, indem alle Dokumente rechtzeitig verfügbar sind
  • Datenbasierte Planung: Optimale Puffertzeiten auf Basis historischer Daten bestimmen
  • Schnell handeln: Agilität durch proaktive Reaktionen basierend auf Echtzeitdaten erhöhen

1. Bereit sein: Prozessexzellenz durch digitale Abläufe

Die Grundlage jeder erfolgreichen Zollabfertigung ist die korrekte Tarifierung Ihrer Waren. Um einen reibungslosen Ablauf des Zollprozesses sicherzustellen, müssen alle Dokumente rechtzeitig vorliegen (Rechnung, Ursprungszertifikat, Packliste, Präferenznachweis, Konnossement).

In der Praxis werden diese Schritte oft manuell oder papierbasiert durchgeführt oder in To-Do-Listen verwaltet – was zu Fehlern führen kann. Verzögerungen werden dann häufig auf andere Gründe zurückgeführt (z. B. verspätete Ankunft, Urlaubsvertretung).

Dieses Problem lösen wir durch digitale Checklisten, die sicherstellen, dass alle erforderlichen Dokumente rechtzeitig bereitgestellt werden. Wenn die notwendigen Vorlaufzeiten ablaufen, ohne dass die Dokumente vorliegen, erhalten Sie und unsere Operations-Manager automatische Erinnerungen.

Auf Grundlage der verfügbaren Daten und Dokumente wird die Vorzollabfertigung frühzeitig eingeleitet. Potenzielle Probleme und Anomalien können rechtzeitig erkannt und behoben werden.

2. Datenbasierte Planung: Optimale Puffertzeiten für Zollabfertigung und Nachlauf

Für unsere Kunden analysieren wir historische Zolldaten mithilfe moderner Analysemethoden hinsichtlich der Dauer von Zollprüfungen, Saisonalitäten und Prüfungswahrscheinlichkeiten – basierend auf den jeweiligen Zolltarifnummern.

Auf Grundlage dieser Daten erstellen wir gemeinsam mit Ihnen spezifische Prozesse für Zollabfertigung und Nachlauf, um Ihre Pufferzeiten gezielt zu optimieren.

3. Schnell handeln: Echtzeit-Benachrichtigungen für proaktives Ausnahme-Management

Da zukünftige Zollprüfungen niemals vorhersehbar sind, ist es wichtig, im Prüfungsfall schnell reagieren zu können. Unsere Plattform ist direkt mit den Zollsystemen verbunden und benachrichtigt Sie sowie unsere zuständigen Mitarbeiter in Echtzeit. Je nach Dringlichkeit und Status der Sendung können wir gemeinsam mit Ihnen Alternativen planen (z. B. verschiedene Nachlaufoptionen).