Voller Durchblick für die Lieferkette: Wie digitales Order Management Flexibilität sichert

  • Deutschlands Logistiker verfolgen Produkte größtenteils noch manuell.

  • Fehlende Informationen der Lieferkette erschüttern Unternehmen jetzt besonders.

  • Digitale Order Management Systeme schaffen nicht nur in Krisenzeiten Wettbewerbsvorteile.

Jedes Unternehmen – jeder Hersteller, jeder Händler – weiß, wie wichtig es ist, dass bestimmte Produkte pünktlich vor Ort sind. Sei es, weil sie für die Herstellung eines Endproduktes unabdingbar sind oder die Kunden sie nur zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr (z. B. Ostern, Weihnachten) benötigen. Eine digitale Order Management Lösung versetzt Unternehmen in die Lage, Transparenz über die gewünschten Produkte zu haben, sodass diese zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind. 

Aktuelle Herausforderungen in der Logistik

Die aktuelle Situation in der Logistik ist volatil: Täglich ändern sich die Frachtraten und -kapazitäten, einzelne Transportmittel fallen zeitweise aus. Auch der Betrieb einzelner Hersteller musste aufgrund der Abschottung aussetzen. Schon in normalen Zeiten stellt die Logistikplanung, gewünschte Waren rechtzeitig zu erhalten, eine Herausforderung dar. Kompliziert wird es jedoch, kommen unbeeinflussbare Ereignisse wie die Covid-19-Pandemie oder Naturkatastrophen wie das Erdbeben in Japan mit dem nachfolgenden Tsunami von 2011 hinzu.

In solchen Fällen ist schnelles Handeln angesagt: Produkte für geplante Sales-Kampagnen müssen priorisiert behandelt werden, andere wiederum bei hierzulande vollen Lagern auf andere Transportmodi umgeleitet werden. Dies erfordert ein reibungsloses Zusammenspiel aller an der Lieferkette Beteiligter, von Herstellern über Spediteur bis zu den Warenhäusern. 

Wird der Order-Management-Prozess manuell gehandhabt, ist es ausgesprochen zeitaufwändig nachzuvollziehen, welcher angelieferte Container welche Waren enthält. Die auf einen Blick ersichtliche Transparenz über die Lieferkette auf Produktebene fehlt in vielen Fällen.

Purchase Order Management in der Praxis

Viele Unternehmen halten sich zwar für digital gut aufgestellt, doch der Schein trügt. So ergab eine Studie, dass 42 % der kleinen und mittelgroßen deutschen Unternehmen Purchase Orders – wie oben bereits angedeutet – nach wie vor manuell handhaben. Sprich: Während die meisten Abteilungen ihre Informationen aus dem hausinternen ERP-System gewinnen, bedeutet es für Logistiker, zahlreiche Excel-Listen zu pflegen, für Statusupdates mit Lieferanten und Spedition zu telefonieren, E-Mails zu schreiben und die so gewonnenen Daten in das ERP-System einzupflegen. Diese nicht-automatisierte Arbeit ist sehr zeitaufwendig und erschwert es, auf lange Sicht wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Warum deutsche mittelständische und E-Commerce-Händler gerade jetzt auf Produktebene steuern und tracken sollten

Die Corona-Krise sollte ein Weckruf für alle Unternehmen, insbesondere jedoch für Händler sein. So gehen Wissenschaftler aktuell in der Harvard Business Review davon aus, dass Unternehmen, die spätestens jetzt in die digitale Steuerung ihre Lieferkette investieren, bei einer erneuten Krise ihre Konkurrenten überflügeln und auch auf lange Sicht gewinnen werden. Die einfachste Möglichkeit ist die Implementierung einer digitalen Order-Management-Lösung. Sie löst all die oben genannten Probleme und vereinfacht Arbeitsabläufe: 

Die digitale Steuerung verringert Fehleranfälligkeiten im Order-Management-Prozess, denn statt Daten aus vielen Quellen zu beziehen oder Excel-Listen manuell zu pflegen, gibt es nur eine einzige Quelle – eine Plattform, auf die sowohl Händler als auch Hersteller und Lieferanten Zugriff haben. 

Ein solcher Prozess bietet maximale Flexibilität. Einzelne SKU können problemlos getrackt und nach Dringlichkeit priorisiert werden. Sie können bei Bedarf auf andere Transportmittel umgeleitet werden – bei voller Kostenkontrolle.

Selbst bei Einflüssen, die außerhalb der Kontrolle aller an der Lieferkette Beteiligten liegen (wie die Corona-Pandemie), bleibt die Handlungsfähigkeit bestehen, zum Beispiel, weil eine Änderung der Transportwege unkompliziert möglich ist.

Die administrative Arbeit verringert sich um ca. 40 %, was sowohl den Mitarbeitern zugutekommt, die nicht länger mit Excel-Tabellen und Mails jonglieren müssen, als auch dem Unternehmen selbst. Denn sogar bei verringerten Kapazitäten, z. B. infolge von hohem Krankenstand oder Kurzarbeit, kann die Arbeit nach kurzer Einarbeitung erledigt werden – auch vom Home Office aus. 

Da die Hersteller den Produktionsstatus eigenständig in das System eintragen, genau wie die Speditionen den jeweiligen Standort der Waren, kann der Weg einzelner Produkte jederzeit nachvollzogen werden. So können Händler sicher sein, zeitkritische Artikel rechtzeitig zu erhalten.

Sie möchten in Ihrer Logistik ebenfalls flexibel und handlungsfähig bleiben? Dann erfahren Sie mehr über die Vorteile einer modernen Order-Management-Lösung

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